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半夜给员工发邮件不能提高效率 老板不要再费力不讨好了

发布时间:2015-03-25浏览:我要评论
  半夜给员工发邮件不能提高效率 老板不要再费力不讨好了
 
  现在时刻大约是夜里11点,你突然想到一个关于正在进行的项目的关键步骤。于是你匆匆起身开始写邮件,发送给你的团队。
 
  没有时间比现在更好,对吗?
 
  错!作为一个注意力管理方面的教练,过去数十年中我见证了很多案例关于业余时间的邮件如何提高企业员工效率。但同时,在这些案例里面,那些真正的创意、创新和高效率被排除在外了。
 
  如果这已经是你的惯常做法,那么你早已错失能和工作拉开一段距离的机会。而这种距离感对于常常需要新视角的领导者来说至关重要。很多时候,只要老板在工作,整个员工,团队似乎也应该都在工作。
 
  想一想作为领导者,你想传达的讯息是什么。是希望你的员工能够立刻回复?还是只是因为你突然想到了一些东西,在你忘记之前想要告诉大家而已。如果是前者,你是有意识地希望你的员工7天24小时无休止的工作。如果是后者,你也是无意识地希望你的员工7天24小时无休止的工作。这其实对于作为领导者的你、你的员工、以及整个企业文化都不是好事。繁忙时节,在休息时间还心系工作是高效率的表现。但是一直心系工作,那就是工作狂。工作狂和高效率之间是有很大区别的。
 
  不管你的目的是什么,从我的经验中看出,从老板到员工养成这种半夜发邮件的习惯主要有以下两个原因:
 
  1野心
 
  如果老板半夜或者周末发邮件给员工,大多数的员工认为立即回复是非常必要的,或者说立刻回复会给老板留下好印象。就算只有很小一部分员工这么想,这种想法也会很快传遍整个团队。做到这一点,只需要开会中随意地提起“我们昨晚在邮件中说......”。毕竟,每个员工都在努力为自己的职业生涯寻找突破口。
 
  2注意力
 
  很多人在下班时间是没有一点儿工作意愿的。但是他们对于自己的注意力管理能力低下。他们太过习惯与多任务工作,习惯于不停被打扰。他们会抛下自己正在做的工作,无意识地点开手机上的新邮件、新短信、和来自社交媒体的新消息。作为老板,你的深夜邮件就是助长了这种不良习气。
 
  这两条原因带来的结果总是伤害。不管是因为他们担心错过你的邮件,还是因为他们已经长期沉溺于这些智能设备;当员工下班之后还不停地关注工作邮箱,他们就失去了让大脑获得基本休息的时间。实验证明,如果想要高效工作,我们的大脑需要休息时间。就是这些休息时间产出好创意和新视角。可是你的员工却因为一直关注邮件,所以从来没有这样的时间。创造力、灵感和动力是员工的核心竞争力,但同时它们也是一直在消耗的资源,需要时时充电。对于你来说,也是这样。所以,是应该花费些时间看看自己的交流习惯了。
 
  公司的领导者的这种行为,会让不健康的邮件交流风气扎根生长。
 
  领导者要清楚邮件和其他交流方式的目的何在,建立推崇专注力、单任务和拥有休息时间的企业文化。Vynamic,费城的一家成功的健康咨询公司,就有一条政策叫“zmail”。这条政策旨在抑制工作日晚上10点的到早上7点的邮件和所有周末邮件。当然,这条政策并不是说在这些时间段完全禁止工作,或禁止交流。如果员工认为下班时间的交流是必要的,他们必须评估一下这件事情是不是重要的需要打电话。如果有员工选择在休息时间工作,“zmail”的政策旨在不让一位员工的习惯影响其他人。执行起来非常简单,如果你在下班时间发邮件,zmail会强制将邮件草稿缓存,你可以在一会儿之后手动发出,或者直至工作时间自动发出。这条政策将休息时间很重要的信念和员工行为紧密结合起来,最终也创造了健康的企业文化。
 
  我们再来仔细看看那些总是处在工作环境中的领导者。他们的工作时间越长越容易成功的信念深入潜意识,不易克服。但真相是,这样做既不有利也不能持久。长时间的工作降低了效率和投入程度。我总是看到,领导者在理念上觉得很需要休息时间,但是他们又希望可以推进公司发展目标,这貌似就意味着时刻不间断的交流。
 
  然而,这种员工时刻回复邮件的疯狂环境并不能让他们变得更加高效,只能让他们不断被打扰,看起来更加忙碌。在招聘员工的时候,你看重的是他们的知识、经验和独特的才华,而不是他们能同时完成多少任务,或者他们一天能回复多少封邮件。
 
  因此,要展示并鼓励这样一种企业文化。在其中,员工可以将他们的脑力更高效地使用。
 
  · 注重“时间管理”转为注重“注意力管理”。并将这一重要技能的培训纳入员工发展培训计划中。
 
  · 抑制下班时间的工作交流。
 
  · 讨论并规范“出席”的重要性。当你在跟下属讲话的时候,不要做其他事情。开会的时候也要有“拒绝移动设备”的政策,推崇对于单个任务的全身心投入。
 
  · 抑制全天工作和总是分心的不良习惯,强调注意力集中力的重要性。在办公室设计方面,在有开放讨论空间的同时,也要有可以全身心投入的安静区域。尤其对于那些需要高度集中力的职位、任务和项目,还可以开放远程工作的选项。
 
  以上这些行为不仅能够帮助你和你的员工提高工作效率和工作质量。更为重要的是,它们创造了一种更为高效轻松的企业文化。
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