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分析团队管理中沟通问题的原因

信息来源:互联网作者:网络发布时间:2013-10-31浏览:我要评论
  1 团队管理中常见的沟通问题
  对于由团队组成的组织来说,组织效率低下的一个重要原因就是团队管理中缺乏有效的沟通,组织中常见的沟通问题如下。
  1.1 管理实践长期忽视沟通问题,沟通氛围不佳
  研究表明,管理中有70%的错误是由于沟通不善造成的[2]。管理者和团队成员之间没有体会到沟通对团队和组织成功的重要性,也没有认识到良好的沟通能力是管理者的主要工作能力,故而长期忽视沟通问题。组织中的各个团队之间信息相对封闭,相互之间得不到工作内容或相关技术上的支持和理解,团队成员之间也没有实现技能互补,从而导致团队间沟通不畅,降低了组织的整体效率。沟通问题出现后,各个团队之间相互推诿扯皮,进一步恶化了团队之间的关系,这样不仅没有营造良好的沟通氛围增进团队成员的交流,而且使得成员心有余悸不能进行畅所欲言的沟通。
  1.2 团队管理缺少相应的制度规范和约束,沟通的随意性大
  目前,团队管理这种管理模式虽然已经被多数组织所采用,但是团队管理对沟通却没有相应的制度和约束,致使团队管理中沟通的随意性较大。很多组织的团队之间虽然也有沟通,但是由于缺少相应的制度规范和约束,以至于沟通常常带有明显的个人色彩,沟通的方式、频率受到管理者的影响,沟通的随意性大。如沟通语言的表达、沟通背景和沟通方式的选择等策略行为完全因人而异,各个团队之间的沟通效果相差也很大。有的时候需要进行沟通,但是沟通的方式不正确,没有合适的沟通场所和方式,不但使得沟通的效率低下,也给组织中的成员带来了不好的影响。
  1.3 沟通目标设置错位,沟通缺乏针对性
  沟通目标是组织沟通活动的导航,如果沟通目标设置错位,没有明确的沟通方向,不论沟通技巧多么灵活,也会缺乏沟通的针对性,这样的沟通无异于在做无用功。不论是团队管理还是一般的组织管理都需要有正确的沟通目标,这样才能确保沟通的针对性和有效性。团队管理者对沟通活动不重视也会造成沟通目标设置错位,草草完成沟通计划,根本不在乎沟通目标设置的正确与否,致使沟通对象自然而然地产生错误,就更别谈具体的针对性了。团队成员认知水平不高亦会导致沟通目标设置错位,每一个层面都有一个沟通目标,团队成员在知识水平和沟通重要性上的认识亦都有差异,彼此之间有着不同的利益中心,认为沟通对自己利益不大时会轻视沟通,甚至会放弃沟通。
  1.4 沟通手段及形式单一,沟通效率低下
  团队管理中沟通手段及形式过于单一,会直接导致沟通的效率低下。以往传统的沟通形式相对单一,多是上传下达、服从上级,而忽视了来自基层的声音。在团队管理的沟通形式中,最常见的有口头交谈和书面文书两大类。人们最经常采用的信息传递方式就是通过口头交谈,包括开会、面谈、电话、讨论等形式,这些方式各有利弊。沟通手段及其形式的过于单一,造成了团队中的沟通不灵活,使得沟通缺乏激情和氛围,进而使得沟通活动显得枯燥乏味。本来沟通是用来加强团队成员之间情感的,但由于成员没有沟通的主动性和热情,则会起到相反的作用。如果沟通活动没有顺利开展就不会有高效率的沟通。
  2 团队管理中沟通问题的危害性分析
  沟通在团队管理中无处不在,但沟通不畅是大多数团队存在的通病,沟通不畅会对组织文化建设、团队作用的发挥、组织的协调发展和组织形象的树立产生严重的负面影响。
  2.1 妨碍创建卓越的企业文化
  如果没有良好的沟通,创建企业文化就会受阻。创建卓越的企业文化最主要的手段就是沟通。多层次、多角度、多方面的良好沟通,是创建卓越的企业文化的方法。企业文化是指在一定的社会经济条件下,通过社会实践所形成的并为全体成员遵循的共同意识、价值观念、职业道德、行为规范和准则的总和。是一个企业或一个组织在自身发展过程中形成的以价值为核心的独特的文化管理模式,是一种凝聚人心、实现自我价值、提升企业竞争力的无形力量和资本。团队管理中沟通不畅,不利于员工情感的融洽,员工被充分尊重的需求也得不到满足,团队成员对团队和企业没有认同感和归属感,也就不会产生共同的意识、观念、行为准则等,就不可能创建卓越的企业文化。
  2.2 影响组织目标及团队目标的实现
  不论是组织目标还是团队目标的实现,无不依赖于成员之间畅达、有效的沟通。共同目标是组织成员工作的导向,共同目标实现的过程就是沟通的过程。沟通影响着成员的任务分配和职责确定。团队管理者必须结合每个成员的特点来给成员分配任务,通过与成员不断沟通来确定每个成员的任务。成员之间的差异性是客观存在的,没有长期充分的沟通是不会了解到每个成员的长处和短处的,也就无法合理地分配任务。沟通是信息和情感的传递。团队管理中,如果团队管理者和成员之间、成员与成员之间没有充分的沟通,团队中就没有和谐、惬意的氛围,人际关系也会不和谐,成员之间就不会相互帮助、相互支持,团队成员技能互补性的优势就得不到发挥,当然也就谈不上相互间的合作,共同目标的实现也将会困难重重,受到严重的影响。
  2.3 抑制团队作用的发挥
  团队管理中,充分沟通和交流信息是为了充分发挥团队的作用。如果团队成员之间没有沟通交流的机会,则成员没有自觉向他人学习的热情,对队友的性格、说话风格、办事能力等诸多方面缺乏深入的了解,在工作中遇到了问题,不知道该如何求助于他人,更不知道如何探讨和交流问题。没有密切的沟通交流,团队之间人际关系显得不和谐,对团队目标认识会降低,也无法形成共同观念,对组织没有美好的愿景,工作的激情就会降低。一个优秀的团队如果不经过长期的磨合是不会使团队作用充分发挥出来的。
  2.4 不利于良好组织形象的树立
  企业外部沟通是指企业与社会公众的有效沟通,团队与外界沟通不成功会影响组织形象的树立。首先,体现在组织自身的发展上。组织作为社会经济运行的主体,如果不经常和公众进行沟通,那么消费者将不会了解组织,不关心组织的发展,组织在公众中的印象就会淡化。其次,体现在成员的家庭对组织的认识上。团队成员能够全身心地投入到工作中去,与来自家庭的大力支持和理解是分不开的。与成员家属的沟通工作比较烦琐,比如,当团队成员因为工作繁忙而对家庭的关心减少时,组织在开展活动时应尽可能多地安排成员的家属一起参加,多与成员的家属进行沟通。如果这方面的工作没有做好,家属就不会积极地支持家人的辛勤工作,那么员工的工作积极性会大大降低。第三,体现在企业的产品上,产品是对外沟通的关键。如果产品的质量不合格,或者是产品的售后服务不到位,都将会影响到消费者的正常使用,其直接结果就是消费者不仅本人以后不会再选择这种产品,同时还会影响到他人,组织的形象就会在无形中受损。
  3 团队管理中沟通问题的对策分析
  3.1 构建优秀的企业文化,激发团队成员沟通的热情
  组织中优秀的企业文化为团队管理中的沟通提供了良好的氛围,企业文化可以为员工提供共同的使命、共同的愿景以及组织的经营理念,这些抽象的事物足以影响团队成员的价值观、思维模式及行为规范。团队成员对企业文化的认同对企业的发展会产生很大的影响,其效用的发挥是通过一定的沟通来实现的。团队管理中沟通是组织成员在一定的企业文化背景下相互之间进行思想和意识的双向传递的过程。如果组织成员受到领导和伙伴的尊重和鼓励,对团队的归属感就会增强。如果团队成员切实感觉到沟通能够给自身带来个人价值的实现和精神上的满足,他们就会积极主动地参与沟通。企业是员工从事生产劳动的场所,也是员工实现个人价值的场所,在良好的企业文化中会提高工作的积极性,提高工作效率。只有轻松和谐的工作环境员工才会努力地工作,相互协作,积极参加沟通,实现共同的目标[3]。
  3.2 制定必要的沟通制度,规范团队管理中的沟通
  沟通不规范是由于没有规范的沟通制度,只有制定必要的沟通制度,规范团队管理中的沟通活动,才能做到有效的沟通。规范的沟通能够使管理者与员工保持实质性的沟通,管理者能够获得全面准确的信息,使得沟通的过程能够正规有序地进行,真正做到沟通为管理服务,为企业生产经营服务。团队管理中沟通制度的确定,给沟通活动提供了保障和平台。可以从以下两个方面着手进行:一是对沟通制度内容的确定,对沟通计划、沟通目标、沟通方式以及沟通后的反馈进行确定。为了鼓励团队成员主动参加沟通,在制度中应该增加激励的条例。二是对沟通制度的实施。一项制度制定后,一定要有强有力的执行力。制度的制定是为了加强和规范团队管理中的沟通,同时要贯彻落实制度中的奖惩条例。无论是团队的领导还是成员都必须遵守制度,这样才能确保制度的公平和沟通的效率。
  3.3 结合团队绩效考核,提高团队沟通水平
  从团队目标实现的过程来看,每一个环节的完成都离不开沟通,沟通是团队管理的中心,离开沟通,团队的绩效就不可能实现。绩效考核则是促使团队成员实现团队目标的重要检查和反馈手段。通过绩效考核,可以明确被考核人的缺点和优势,不仅帮助被考核人矫枉过正,还可以实现企业、团队文化在组织中的贯彻和实施。具体可以从以下3个方面着手进行:一是提高成员沟通的个体开放度[1]。传统组织中组织规模或团队规模过大,造成沟通的层次繁多,应该合理确定团队规模,减少层级,提高沟通的效率,组织中每个成员都是一个信息中心,并且通过纵向、横向以及交叉联系的方式向外拓展。二是在共同目标的指引下,提高团队沟通的整体开放度,明确关于所面临的工作任务、技能以及工作关系的认知,降低组织交易成本和协调成本。三是提高对沟通问题的分析能力,只有针对性地去分析问题才会收到切实的效果,要针对具体问题进行具体分析,采取相应的沟通方法。
  3.4 广泛运用沟通技巧,建立多渠道的沟通体系
  广泛运用沟通的技巧,能够提高沟通的效率。首先,沟通时运用坦诚合理的语言,营造一种团队成员之间相互关注、支持交流、降低防卫的氛围。坦诚的沟通、非语言沟通、倾听和提问都属于沟通技巧,只有采取灵活的沟通技巧才能解决团队管理中的沟通问题。同时,组织中应建立团队管理所需的多渠道的沟通体系。鼓励双向交流,积极推动上行沟通,提倡跨部门、跨层级沟通。多渠道沟通体系的好处还在于给团队内部及团队之间提供了一个相互交流的平台,有利于加强团队之间的知识分享,促使成员相互学习,增加多方面的技能,给团队带来一种学习的氛围。
  没有完美的个人,只有完美的团队,而一支完美卓越的团队必须建立在沟通的基础上。沟通是每一个人都要面临的问题,也是每个人都应该学习的课程,应该从加强团队协作的角度来提高自己的沟通技巧。只有如此,才能真正打造一个沟通良好、理解互信、高效运作的团队。
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