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沟通的6种媒介

信息来源:互联网作者:网络发布时间:2013-09-09浏览:我要评论
  如果人们要进行远距离沟通,面对面的方式就不可行了,他们必须借助一个媒介来传递信息。有些沟通媒介,比如电子邮件和音频会议是一维的。其他媒介,比如插图书籍和报纸,在文字的基础上增加了照片、表格和插图,又增加了一维。还有一些媒介,比如视频会议、网络会议和信息流(streaming)是真正的多媒体方式,结合了声音、图像和文本,增强了用户的感受,增加了多层次的意义。今天,最常用的沟通方式包括:   电子邮件:电子邮件打破了时间和空间的限制,让工作时间或工作地点不同的人们能够有效地沟通。电子邮件让人们能够同时给几个人发送信息,并能发送电子文件、图片或文档等附件。但电子邮件的普及导致其被滥用,而且往往被用于不正当的目的。因为电子邮件几乎不包含人们的外貌特征和气质形象方面的信息,也不能传达微妙的手势或者非言语的暗示,它可能被误解或者曲解,导致矛盾产生。而面对面的沟通则没有这些问题。因此,许多研究人员和经理们建议,对有争议或者敏感的问题进行沟通时,应避免使用电子邮件。   即时讯息:即时讯息简称IM,是一种接近于实时进行的文字信息沟通,它可以在两个或更多用户之间进行。它和普通电子邮件的不同之处在于,它的信息沟通立即就完成,而且进行"对话沟通"相当简便。因为参与人员是"好友名单"上的,即时讯息有一种浓厚的社区气氛。在很多情况下,这种气氛有助于建立有效的沟通区域。用来发送没有争议的信息给一大群人,IM是行之有效的沟通方式。但它不适合所有的场合或者工作关系。两个工作联系不是很紧密的人对于这种亲密的实时聊天可能会感到尴尬,而两个试图解决难题的人可能会认为即时讯息的固有缺陷妨碍了解决问题的进程。   音频会议:电话方便快捷、使用简单,加上今天的语音邮件功能,在沟通方面具有很大的灵活性,即使另一方不能接听电话也没关系。和电子邮件或者即时讯息相比,音频会议最突出的优点是,与会者之间有了更加"实质性"的接触。在音频会议上,与会者可以通过改变语气、音调或者音量,使用停顿和语气词(嗯、呃),来衔接话题,增加音频本身没有的弦外之音。不幸的是,音频会议最大的缺点是看不见与会人员。最近一个调查显示,在音频会议上只有23%的人在全神贯注地开会。总的说来,音频会议在一些商业应用上非常有效,但它也让与会者更容易做其他与会议不相干的事情。   带音频的网络会议:网络会议增加了一定的视频信息,能让与会者观看PowerPoint演示,在主持人引导下浏览网络,或者和其他人沟通、讨论文件。网络会议和网络音频或者视频不同,与会者在参加远程会议的同时,可以通过浏览器共享文件。它是一种相对便宜和有效的团队协作技术,有不少独到之处,可以增强团队的会议体验。然而,网络会议和音频会议类似,与会人员是隐蔽的。所以,与会人员往往在会议过程中"忙私活"。如果要建立合作关系或者促进团队工作,网络会议和音频会议都不是理想的选择。   信息流:信息流也叫网络传播(webcasting),它将极具震撼力、内容丰富的信息传输给任何一个拥有电脑和网络浏览器的人。凭借它,人们可以在互联网或者公司内部网上快速传输音频和视频文件,用户不必苦苦等候文件下载就可以看到视频画面或者听到声音。   在一个直播或者实时的信息流中,参与人员被告知在预定的时间访问特定的网址,大家同时观看节目。而在一个存档的或者按需提供的信息流中,事件被转化成数字文件,储存起来供以后查看。这种情形不像现场直播一样直接,用户需要下载后才能观看。最重要的是,信息流本质上是一种从主持人到观众的单向沟通。假如一个议题需要与会人员讨论,或者要求发言人和与会者在预先准备好的提问和回答范围以外对话,信息流就不是最好的沟通方式。   视频会议:视频会议是一种召开现场会议的方法,它为处在两个或者两个以上不同地点的人提供面对面的会议。这种技术利用计算机网络把音频和视频数据传输到所有的会议地点。视频会议同样也提供远程共享其他媒介的方法,包括录像带、书写板和PowerPoint等计算机程序。   视频会议提供了面对面沟通的所有独特好处,而不用支付召集异地人员集中到一个会议室的直接和间接成本。在会议中,与会人员可以展示与工作相关的物品,比如器械或者产品,这样就可以发现其他人是否在认真听取会议观点和信息并做出适当的反应。与会人员还可以被分成两个或多个小组,同时对问题展开讨论,推进决策进程。
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